Prosedur komunikasi berkaitan dengan prosedur komunikasi atau hubungan surat menyurat antara konsultan, dengan PT. PLN, konsultan, dengan Kontraktor, Komunikasi dapat berupa surat biasa, telepon, fax, gambar, permohonan pemeriksaan, prosedur konstruksi, penyimpangan konstruksi maupun surat teguran.
4.2.1 Korespondensi antara PT.PLN, Kontraktor ke RECONSULT / KSK
o Proses dan prosedur penerimaan surat merupakan tanggung jawab sekretariat untuk menerima, mendistribusikan, dan menyimpan dalam suatu File Surat Masuk. Surat masuk dicatat nomor surat, asal surat, tanggal penerimaan, dan isi surat. Surat bila berkaitan dengan konstruksi diteruskan pada Proyek Manager, dan distribusikan sesusai engineer bidang terkait. Surat yang berasal dari PLN kepada KSK ditujukan kepada “Muchlis Chaniago sebagai Project Director RECONSULT”.
o Sedangkan surat yang berasal dari PT.PLN, HO KSK, dan Kontraktor ditujukan kepada “Stevenson Sebayang sebagai Project Manager”.
o Surat masuk disimpan dan dicatat dalam suatu arsip File Surat Masuk.
o Diagram Alir Surat Masuk dapat dilihat pada Lampiran 3 (tiga)
o Diagram Alir Surat Masuk dari HO KSK dapat dilihat pada Lampiran 4 (Empat)
4.2.2 Korespondensi antara KSK Site dengan Kontraktor
Korespondensi ini dapat berupa surat teguran, komentar, dan tanggapan atas pekerjaan kontraktor di lapangan. Surat ini berasal dari engineer bidang terkait. Surat ini pada dasarnya merupakan konsep surat yang akan dibuat oleh PT. PLN kepada kontraktor. Surat ditanda tangani oleh PM dan ditujukan kepada: “Arif Rahman Hakim, Manajer UPK 3 PT. PLN” Salinan surat keluar disimpan dan dicatat dalam suatu arsip File Surat Keluar.Diagram Alir Surat dari KSK ke Kontraktor dapat dilihat pada Lampiran 5 (Lima).
4.2.3 Prosedur Dokumen Gambar ke Site
Dokumen gambar berupa gambar yang berstatus “A” dan “B” bisa diperoleh dari kontraktor, baik melalui Jaya CM maupun dari PT.PLN . Dokumen gambar dicatat dalam list gambar dengan mencatat nomor gambar, judul, tanggal diterima, status review, dan status gambar. List gambar dicatat per bidang pekerjaan.
List gambar yang diperoleh perlu diperiksa kembali, bila tidak sesuai maka harus dibuat catatan untuk disampaikan kepada kontraktor. List gambar disimpan dalam daftar gambar sesuai bidang terkait.
Diagram Alir Dokumen Gambar dapat dilihat pada Lampiran 6 (Enam).
4.2.4 Prosedur Dokumen Pemeriksaan
4.2.4.1 Dokumen ITP, Prosedur, dan FIN/FIR
· Dokumen pemeriksaan dapat berupa Inspection and Test Plan (ITP), Final Inspection Notice/Final Inspection Report (FIN/FIR) dan Non-Conformance Report (NCR). Dokumen ini ditujukan kepada MANAJER UPK PT.PLN dan ditindak lanjuti oleh KSK site. Dokumen ITP, Prosedur dan FIN/FIR perlu direview, dipelajari dahulu oleh engineer terkait, yang kemudian dibuatkan komentar atau catatan sebelum disetujui oleh MANAJER UPK PT.PLN.
§ Dokumen ITP dicatat dalam list ITP dengan mencatat nomor, tanggal, bidang ITP (QA/QC, sipil, mekanikal, elektrikal, Instrument dan Control) dan materi ITP. Dokumen ITP diproses oleh QA/QC. Dokumen asli ITP yang sudah ditandatangani disimpan oleh KSK, salinan disimpan oleh kontraktor, dan disimpan dalam File ITP.
· Dokumen Prosedur dicatat dalam list Prosedur dengan mencatat nomor, tanggal, bidang Prosedur (QA/QC, sipil, mekanikal, elektrikal, Instrument dan Control) dan materi Prosedur. Dokumen asli Prosedur yang sudah ditandatangani disimpan oleh KSK, salinan disimpan oleh kontraktor, dan disimpan dalam File Prosedur.
§ Dokumen FIN/FIR diajukan kontraktor diajukan paling lambat 2 (dua) jam sebelum pelaksanan inspeksi. FIN/FIR dicatat dalam list FIN/FIR dengan mencatat nomor, materi FIN/FIR, tanggal dan waktu inspeksi. Hasil inspeksi dicatat dalam File FIN/FIR.
§ Dokumen asli FIN/FIR disimpan oleh kontraktor, salinannya disimpan oleh KSKdan MANAJER UPK PT.PLN PLN.
§ Diagram Alir Dokumen ITP dapat dilihat pada Lampiran 7 (tujuh).
§ Diagram Alir Dokumen Prosedur dapat dilihat pada Lampiran 8 (delapan).
§ Diagram Alir Dokumen FIN/FIR dapat dilihat pada Lampiran 9 (Sembilan).
4.2.4.2 Dokumen NCR
§ Dokumen NCR diajukan engineer tiap bidang bila dari hasil pemeriksaan pekerjaan kontraktor terdapat hal yang menyimpang dari desain, maupun prosedur pelaksanaan konstruksi.
§ Dokumen NCR dapat juga dibuat oleh Kontraktor dan diajukan ke KSK dan MANAJER UPK PT.PLN untuk persetujuannya.
§ Dokumen NCR perlu diketahui bersama oleh PT.PLN dan kontraktor. Dokumen asli NCR disimpan dalam File NCR oleh Kontraktor, salinan diberikan kepada KSK dan MANAJER UPK PT.PLN.
§ Diagram Alir Dokumen NCR dari KSK dapat dilihat pada Lampiran 10 (sepuluh).
§ Diagram Alir Dokumen NCR dari Kontraktor dilihat pada Lampiran 11 (sebelas).
4.2.5 Prosedur Dokumen Rapat
Seluruh dokumen hasil rapat mingguan dan bulanan tentang konstruksi antara PT. PLN Site, KSK dan Kontraktor dicatat dan didokumentasikan. KSK Site bertanggung jawab menyiapkan risalah rapat/minutes of meeting (MOM) yang menyangkut konstruksi. MOM berisi waktu rapat, jenis rapat, tempat rapat, peserta rapat, materi rapat dan tindak lanjut.
MOM direview, disetujui dan ditandatangani bersama oleh PT.PLN, KSK, dan Kontraktor. Setelah ditandatangani bersama maka MOM distribusikan pada PT.PLN, KSK, dan Kontraktor. Dokumen asli MOM bulanan disimpan oleh KSK HO, dokumen asli MOM mingguan disimpan oleh KSK Site. Salinan MOM disimpan oleh MANAJER UPK PT.PLN dan Kontraktor.
4.2.6 Prosedur Penyimpanan File
Dokumen control bersama sekretaris bertanggung jawab dalam menata dan menyimpan file yang berupa surat, fax, dokumen, data-data, gambar, dan MOM. File tersimpan dalam bentuk hard copy dalam binder.maupun dalam bentuk soft copy yang tersimpan dalam file di computer. Dokumen teknis dikelompokkan dalam file masing-masing bidang.
Dokumen umum dikelompokkan dalam file umum. Seluruh dokumen disimpan dalam suatu catatan sehingga mudah diperoleh, dapat diupdate, dan mudah dikomunikasikan. Dokumen soft copy dapat berupa surat, laporan, data-data, hasil scanning, maupun foto-foto. Dokumen dalam bentuk soft copy atau digital disimpan dalam folder tersendiri, dengan memberi nama file sesuai nama dokumen terkait.
Dokumen soft copy secara berkala diperiksa dari adanya virus atau program lain yang mengganggu. Bila perlu dokumen penting dapat dibuat file cadangan (back up file) dalam bentuk CD.