Agar rencana penjualan yang telah disusun dan ditetapkan
dapat diketahui sejauh mana realisasi pencapaiannya, maka perlu dilakukan
pengendalian penjualan agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki.
Dengan adanya pengendalian, kegiatan perusahaan lebih terarah dalam pencapaian
tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengendalian penjualan meliputi analisa, penelaahan, dan penelitian yang
diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang
sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki, dengan biaya
yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil
pengembalian yang diharapkan atas investasi. (Willson and Campbell, 1995 : 259)
Pernyataan diatas dapat diartikan bahwa pengendalian
penjualan menyangkut analisa, review dan studi mengenai kebijaksanaan prosedur,
metode dan kegiatan sebenarnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki
dengan biaya yang wajar, dan menghasilkan laba yang diperlukan untuk memperoleh
rentabilitas yang diharapkan atas investasi modal. Seperti yang telah
diungkapkan sebelumnya, bahwa pengendalian perlu dilakukan perusahaan agar
rencana dan kebijaksanaan, pelaksanaannya tidak menyimpang. Hal ini dapat
dilihat dalam ungkapan berikut ini :
Pengendalian menyangkut implementasi
atau pelaksanaan kebijaksanaan, evaluasi pelaksanaan bawahan dan pengambilan
tindakan koreksi pelaksanaan yang berada dibawah standar atau norma.
(Cushing,
1991 : 11).
Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk
pengendalian adalah:
1.
Menciptakan Standar
Standar merupakan kriteria atau tolak ukur untuk mengukur
hasil pelaksanaan yang sudah dilakukan. Standar yang dibuat biasanya didasarkan
pada kondisi atau kemampuan kerja normal.
2.
Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standar
Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana
penyimpangan yang telah terjadi. Untuk itu diperlukan perbandingan antara
pelaksanaan kegiatan dengan standar yang telah ditetapkan pada langkah
sebelumnya untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang penyimpangan yang
terjadi.
3.
Melakukan Tindakan Koreksi
Langkah terakhir ini dilakukan dengan tujuan untuk
memperbaiki dan menyempurnakan semua kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja
yang tidak sesuai dengan rencana.
Pada dasarnya pengendalian berarti mengadakan tindak lanjut
yang segera terhadap tendensi atau kondisi yang tidak memuaskan, sebelum
berkembang menjadi kerugian yang besar. Controller dalam hal ini dapat membantu
para eksekutif penjualan menyediakan fakta-fakta yang meyebabkan timbulnya
kerugian tersebut.
1. Pelaksanaan Penjualan
Penjualan merupakan salah satu kegiatan yang penting dalam
perusahaan, karena sebagian besar sumber pendapatan perusahaan berasal dari
penjualan. Sehubungan dengan itu, maka ada beberapa tahapan penjualan yang
harus dilakukan perusahaan agar penjualan yang akan dilakukan hasilnya efektif.
Tahap-tahap penjualan itu diantaranya adalah :
a.
Persiapan sebelum penjualan
Mempersiapkan
tenaga penjualan, dengan memberikan pengertian tentang barang yang dijualnya,
pasar yang dituju dan teknik penjualan yang harus dilakukan.
b.
Penentuan lokasi pembeli potensial
Dengan
mengunakan data pembeli yang lalu maupun yang sekarang, menentukan lokasi dari
segmen pasar yang menjadi sasarannya.
c.
Pendekatan pendahuluan
Dengan
mengetahui produk yang sedang digunakan individu atau perusahaan dan bagaimana
reaksinya terhadap produk yang digunakan tersebut. Mengetahui kebiasaan membeli
konsumen, kesukaan terhadap produk tertentu dan sebagainya.
d.
Melakukan penjualan
Dengan
mengikat calon konsumen, baik melalui peragaan, iklan, dan lain-lain.
e.
Pelayanan purna jual
Dengan
pengangkutan barang ke konsumen, pemberian garansi, pemberian jasa reparasi,
memberikan keyakinan kepada konsumen bahwa barang yang dibelinya bermanfaat.
Hal lain yang tidak boleh diabaikan dalam pelaksanaan
penjualan adalah penjualan yang berpedoman pada perencanaan anggaran yang telah
disusun sebelumnya. Bagi bagian penjualan, anggaran merupakan suatu rencana
untuk melakukan penjualan. Karena anggaran berisikan taksiran-taksiran mengenai
kemungkinan penjualan dalan unit dan dalam rupiah (nilai uang), dalam suatu
periode operasi beserta biaya-biaya untuk tercapainya target penjualan serta kearah
mana kegiatan penjualan ditujukan dan strategi apa yang akan digunakan untuk
mencapai target itu.
Meskipun anggaran merupakan suatu alat perencanaan, anggaran
juga berfungsi sebagai alat pengendali penjualan. Karena anggaran berfungsi
sebagai standar untuk membandingkan dengan hasil yang sesungguhnya dicapai,
untuk mengukur performance yang telah dicapai oleh masing-masing unit. Hal ini
sesuai dengan pengungkapan mengenai anggaran berikut ini yaitu:
“Sebagai alat pembanding atau tolak ukur untuk menilai sampai
sejauh mana dapat dicapainya target-target yang telah ditetapkan oleh
perusahaan.” (Sofyan Syafri Harahap, 1995: 80)
Selanjutnya dilakukan analisa untuk melihat perbedaan yang
terjadi antara pelaksanaan dengan anggaran penjualan. Perbedaan tersebut harus
diatasi dan dicari penyebabnya. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi
pelaksanaan penjualan berbeda dengan anggaran yang telah ditetapkan yaitu:
a.
Kondisi dan kemampuan penjual
Pembeli
melakukan pembelian suatu produk tergantung pada kondisi yang dihadapinya,
apakah ia membutuhkan barang yang ditawarkan, apakah pembeli mempunyai budget
yang cukup untuk membeli suatu produk dan apakah barang yang akan dibelinya
mendatangkan manfaat baginya. Oleh karena itu penjual harus dapat meyakinkan
pembeli agar melakukan pembelian dan penjual harus memahami mengenai jenis
serta karakteristik barang yang ditawarkan, harga produk dan syarat penjualan
yang diinginkan.
b.
Kondisi pasar
Apakah
pasar sedang menginginkan produk yang ditawarkan atau menolak produk tersebut,
daya beli dari segmentasi pasar yang dituju apakah mempunyai potensi untuk
melakukan pembelian.
c.
Modal
Agar
barang lebih dikenal, maka perusahaan harus mempromosikan produknya. Selain itu
perusahaan juga memerlukan alat transport untuk mengantarkan pesanan konsumen.
Untuk melakukan hal itu semua, perusahaan membutuhkan modal. Jika perusahaan
tidak ada modal, maka pertumbuhan penjualannya tidak akan meningkat.
d.
Kondisi organisasi perusahaan
Pada
perusahaan, masalah penjualan seharusnya ditangani oleh bagian tersendiri yang
tidak melakukan fungsi-fungsi lainnya di perusahaan. Dengan demikian bagian ini
akan lebih konsentrasi dalam menangani masalah penjualan.
e.
Faktor-faktor lain
Seperti
periklanan, peragaan, kampanye, pemberian hadiah, sering mempengaruhi penjualan.
Dimana untuk melakukannya dibutuhkan dana yang tidak sedikit.
(Basu Swastha, 1993 : 129)
Dalam hal pelaksanaan penjualan ini, controller dan para
staffnya dapat membantu dalam memajukan penjualan melalui penggunaan berbagai
teknik analistis, seperti yang diungkapkan berikut ini:
a.
Analisa terhadap prestasi pelaksanaan penjualan dimasa
yang lalu dalam hubungannya dengan harga dan volume untuk menemukan
perkembangan, kelemahan atau tendensi yang tidak memuaskan.
b.
Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam
menetapkan anggaran penjualan menyeluruh yang sesuai dan melaporkan persesuian
pelaksanaan dengan rencana.
c.
Memberikan bantuan kepada manajemen pejualan dalam
menetapkan standar pelaksanaan penjualan.
d.
Penyiapan analisa yang sehat mengenai biaya dan
investasi, untuk dipergunakan dalam menetapkan harga-harga produk.
(Willson
and Campbell, 1995 : 263)
Hasil dari pelaksanaan penjualan dicatat dan dicantumkan
dalam laporan-laporan sehingga dapat dipakai sebagai dasar membuat keputusan
mengenai tindakan koreksi yang harus diambil.
2. Pencatatan dan Pelaporan Penjualan
Pencatatan dan pelaporan atas kegiatan penjualan sangat
diperlukan oleh pimpinan sebagai alat untuk melakukan pengendalian penjualan.
Pencatatan ini merupakan dasar bagi pembuatan laporan. Isi dan frekuensi dari
laporan ini tergantung pada siapa laporan penjualan akan disampaikan.
Isi laporan untuk direksi lebih mendetail, dengan menggunakan
prinsip pengecualian yang melaporkan hal-hal yang menyimpang dan sifatnya
material. Untuk pimpinan tingkat tertinggi tidak perlu dilibatkan pada hal-hal
yang bersifat rutin tetapi cukup dengan hal-hal yang perlu untuk dilakukan
tindak lanjut. Oleh karena itu laporan yang sangat rinci tidak diperlukan
karena akan terlalu banyak waktu untuk membacanya. Laporan yang dibuat juga
telah mencantumkan mengenai perbandingan, baik dalam nilai uang maupun kuantum.
Dan juga semua laporan yang dibuat disertai komentar, sehingga pimpinan
perusahaan dapat mengetahui secara jelas dan cepat, penyebab terjadinya penyimpangan.
Dan tindakan perbaikan segera dapat dilakukan.
Frekuensi dari setiap laporan akan tergantung pada
masing-masing eksekutif atau anggota staffnya apakah perhari, perminggu,
perbulan, per kwartal, atau pertahun. Sebagai contoh dalam masa krisis diperlukan
laporan harian atau laporan perminggu dan laporan yang lebih lambat
frekuensinya dalam masa biasa.
Agar laporan penjualan bermanfaat baik bagi bagian penjualan
maupun bagian akuntansi, laporan penjualan harus mencakup hal-hal sebagai
berikut:
a.
Pelaksanaan penjualan yang sebenarnya dengan
angka-angka untuk bulan berjalan sampai saat pembuatan laporan.
b.
Penjualan yang dianggarkan untuk periode berjalan dan
sampai dengan periode selanjutnya.
c.
Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan
dengan angka-angka dalam jenis industri yang bersangkutan, meliputi presentase
total.
d.
Analisa penyimpangan antara penjualan yang sebenarnya
dengan yang dianggarkan dan sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
e.
Hubungan-hubungan antara penjualan dan biaya.
f.
Standar penjualan perbandingan penjualan yang
sebenarnya dengan kuota pertenaga penjualan.
g.
Data harga jual perunit.
h.
Data laba kotor.
(Willson
and Campbell, 1995: 274).
Agar suatu laporan dapat memberikan manfaat yang maksimal,
maka dalam penyusunan laporan perlu memperhatikan syarat-syarat pelaporan yang
baik. Laporan untuk tujuan pengendalian diantaranya yaitu :
a.
Laporan pelaksanaan, yang menyampaikan hasil
pelaksanaan dibandingkan dengan rencananya termasuk penyajian penyimpangan
terhadap rencana. Penyajian penyimpangan anggaran ini dimaksudkan agar tindakan
perbaikan segera dilakukan.
b.
Laporan perkembangan yang melaporkan hasil pelaksanaan
penjualan selama beberapa periode. Laporan ini dimaksudkan untuk mengetahui
perkembangan hasil penjualan beberapa periode.
c.
Laporan analisis yang menyajikan analisis yang telah
dilakukan terhadap hasil penjualan, berikut kondisi-kondisi yang ditemukan.
Dalam hal pencatatan dan pelaporan penjualan, controller
dapat memberikan peranannya antara lain:
a.
Menyelenggarakan dan mengawasi semua catatan akuntansi
perusahaan.
b.
Menyiapkan dan menginterprestasikan laporan keuangan
dan laporan lainnya.
c.
Audit yang kontinyu terhadap semua perkiraan dan
catatan perusahaan.
d.
Kompilasi biaya distribusi dari penjualan.
e.
Opname fisik dan penentuan nilai persediaan.
f.
Penyiapan dan penyajian laporan-laporan pajak dan
pengamanan terhadap semua hal yang berhubungan dengan perpajakan.
g.
Menyiapkan dan mengintegrasikan semua catatan dan
laporan statistik perusahaan.
h.
Sebagai direktur budget, dalam hubungan dengan para
pejabat dan kepala departemen lain, menyiapkan suatu budget tahunan yang
mencakup seluruh kegiatan perusahaan untuk disajikan kepada dewan komisaris
sebelum permulaan tahun fiskal.
3. Analisa Perbandingan Rencana dan Realisasi
Penjualan
Pengendalian terhadap penjualan adalah suatu hal yang sangat
penting, agar dapat dicapai suatu hasil pengembalian yang sebaik-baiknya atas
investasi. Jika perusahaan ingin mencapai penjualan yang menguntungkan,
perusahaan tersebut harus mengetahui dimanakah terdapat laba yang paling besar.
Ini berarti yang diperlukan adalah analisa yang terinci mengenai penjualan.
Analisa penjualan itu dapat dinyatakan dalam unit fisik, dalam jumlah uang,
atau kedua-duanya. Analisa penjualan meliputi penelaahan secara menyeluruh
mengenai volume penjualan yang sesungguhnya telah dicapai, untuk menemukan
kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dalam penjualan. Telaah yang lain
menunjukkan hubungan dengan anggaran atau standar, dengan laba kotor, dengan
biaya penjualan atau dengan laba bersih.
Tujuan analisis penjualan untuk mengetahui apakah terjadi
perbedaan antara yang telah direncanakan dengan realisasi penjualan yang
dilakukan, dan apa penyebab dari perbedaan-perbedaan tersebut. Adapun
jenis-jenis analisa yang sering dipergunakan adalah:
a.
Produk --->
jenis, warna, ukuran, harga, model, kualitas dari barang-barang yang dijual.
b.
Daerah ---> wilayah yang digunakan untuk mengarahkan
penjualan (seperti propinsi, kota, area pemasaran lain).
c.
Saluran distribusi ---> grosir, pengecer, makelar,
agen.
d.
Metode penjualan ---> pengiriman langsung, kunjungan
dari rumah ke rumah dan sebagainya.
e.
Pelanggan ---> dalam negeri dan luar negeri,
konsumen industri atau konsumen akhir, pelanggan swasta atau pelanggan
pemerintah, yang ditabulasikan menurut volume pembelian.
f.
Besarnya order ---> ukuran rata-rata dari setiap
pembelian.
g.
Syarat penjualan ---> kontan, cash on delivery
(cod), secara kredit, secara cicilan dan lain-lain.
h.
Organisasi ---> cabang, departemen.
i.
Tenaga wiraniaga ---> perorangan atau perkelompok.
(Willson
dan Campbell, 1995: 264)
Kegunaan dari analisa penjualan yaitu:
a.
Untuk perencanaan penjualan dan penetapan kuota
penjualan. Pengalaman yang lalu merupakan suatu faktor dalam hal ini.
b.
Untuk pengendalian persediaan, gunanya sebagai alat
untuk merencanakan persediaan secara layak.
c.
Untuk penetapan berbagai standar penjualan. Pengalaman
yang lalu juga merupakan faktor yang penting.
d.
Dengan analisa penjualan dapat ditemukan bahwa untuk
distribusi dari usaha penjualan dalam berbagai daerah, mungkin terbukti bahwa
perusahaan mengkonsentrasikan usahanya dalam wilayah yang telalu terbatas.
Pertimbangan mengenai penjualan potensial, kondisi persaingan, dan faktor biaya
dapat menunjukkan keharusan untuk memperluas wilayah tersebut.
e.
Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan
produk. Suatu penelitian mengenai penjualan dan potensi penjualan dapat
menunjukkan adanya pembatasan usaha penjualan pada berbagai produk dan
pengabaian produk-produk yang lain serta yang lebih menguntungkan. Juga, suatu
perbandingan penjualan per produk dengan periode-periode yang lalu akan dapat
menujukkan trends. Jika penjualan mengenai tendensi menjauhi prosuk-produk yang
lebih menguntungkan, maka perlu diambil tindakan perbaikan.
f.
Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan
dalam hubungan dengan pelanggan. Analisa per pelanggan harus mengungkapkan
trends dari berbagai jenis barang yang dibeli oleh masing-masing pelanggan.
Juga perbandingan dengan penjualan dari periode yang sama pada tahun yang lalu
akan mengungkapkan fakta, apakah perusahaan mencapai kemajuan dalam mendapatkan
jumlah penjualan yang sebesar-besarnya dan menguntungkan. Analisa per
pelanggan, disertai dengan informasi lain dan pembahasan dengan manajer
penjualan akan menunjukkan beberapa pelanggan yang tidak mungkin mencapai
volume yang menguntungkan, meskipun telah dilakukan usaha pengembangan.
Informasi seperti ini akan memungkinkan perusahaan melakukan usaha penjualan
yang lebih besar di lain tempat yang lebih menguntungkan.
(Willson
and Campbell, 1995 : 267)
Banyak analisa sederhana yang dapat dilakukan untuk
mengarahkan usaha penjualan. Controller harus terus-menerus bekerja sama dengan
para eksekutif penjualan untuk mengembangkan laporan yang paling berguna. Dalam
hal ini controller mengumpulkan fakta-fakta yang berkaitan dengan laporan yang
akan dihasilkan.
4. Kebijaksanaan Perusahaan
Setelah dilakukannya analisa penjualan, maka perusahaan akan
mengambil kebijaksanaan berkaitan dengan perbedaan yang terjadi. Perbedaan
antara angka rencana dengan angka realisasi merupakan suatu penyimpangan dan
penyimpangan ini sebenarnya tidak akan terjadi jika antara realisasi dengan
rencananya sama. Karena perusahaan sebelum menyusun suatu rencana penjualan,
sudah mempertimbangkan segala sesuatunya bahwa apa yang direncanakan akan
tercapai sesuai dengan kapasitas perusahaan.
Oleh karena itu jika seandainya ada penyimpangan maka
penyimpangan tersebut harus dikaji dan dicari penyebabnya. Bisa saja
penyimpangan itu karena keadaan ekonomi yang tidak menentu, minat konsumen atau
pihak manajemen membuat taksiran yang tidak tepat mengenai penjualan. Jika
penyimpangan yang terjadi menguntungkan perusahaan, tidak akan menimbulkan
masalah. Tapi jika penyimpangan itu merugikan perusahaan, maka kebijaksanaan
yang diambil perusahaan dapat berupa:
a.
Menyesuaikan hasil kerja atau aktifitas pelaksanaan
terhadap rencana yang telah ditetapkan.
b.
Memperbaiki strategi penjualan.
c.
Menurunkan rencana penjualan yang tidak tercapai.
d.
Mempromosikan produk perusahaan.
e.
Pelatihan tenaga-tenaga wiraniaga agar mempunyai
keahlian dalam menarik minat konsumen untuk melakukan pembelian.